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Aspectos a considerar en la creación y diseño de un Family Office

La creación de un Family Office no es un proceso obvio y requiere de una profunda reflexión por parte de la familia y de la ayuda y colaboración de asesores especializados en este tipo de procesos.


La reflexión previa que toda familia empresaria debe hacer sobre la necesidad de contar con un Family Office debe sustentarse en el convencimiento de que una oficina familiar mejora la sostenibilidad del patrimonio familiar ya que trabaja decididamente sobre,
• El Factor Alineación Familiar
• La Confianza Familiar
• Mayor Profesionalización
• Mejora en las relaciones familiares


Por lo tanto la creación de un Family office se puede justificar por tres razones fundamentales,
1. Comunicación y Cohesión, El 80%(1) de los líderes de opinión considera que la falta de comunicación familiar y las discrepancias internas son la principal causa por la que las empresas no superan el relevo generacional.
2. Formación y valores, Una formación de primer nivel constituye:
• Una garantía para reforzar el buen gobierno futuro de una empresa familiar.
• Un pilar imprescindible para el pleno desarrollo personal de sus miembros
3. Asesoramiento, Una plataforma de servicios e inversiones compartida constituye para sus miembros un servicio de más calidad y a menor coste al aprovechar sinergias y economías de escala.


Pero antes de crear una estructura de Family Office, la familia debe abrir un debate interno que le permitirá definir el modelo de Family Office que realmente necesitan y para ello es necesario que se hagan las siguientes preguntas,
1. ¿Cuáles son las necesidades de nuestra familia y cuáles serán los objetivos fundacionales de nuestro Family Office?
2. ¿Qué funciones desarrollará nuestro Family Office en relación con los objetivos fundacionales?
3. ¿Cuál será el ámbito de actuación, la localización y el encaje legal del FO?
4. ¿De qué medios materiales y humanos dispondremos en nuestra estructura?
5. ¿Cómo se financiará el FO y qué implicaciones legales tendrá?


La creación de un Family Office tiene por objeto cubrir diferentes necesidades familiares y por ello, los Family Office se crean con diferentes objetivos fundacionales.
1. La familia debe identificar cuáles son sus necesidades.
2. Una vez identificadas las necesidades familiares, se deben identificar los objetivos del Family Office. Los más habituales suelen ser:
a. Crear una plataforma de servicios a la familia.
b. Potenciar la cohesión familiar entre los miembros de una misma generación y con el resto de generaciones.
c. Mejorar la comunicación en la familia y la comunicación empresa-familia.
d. Impulsar las políticas de formación y educación.
e. Estimular el espíritu emprendedor de la generación más joven de la familia.
f. Canalizar la actividad de filantropía y velar por la Responsabilidad Social Corporativa.
g. Vertebrar el contenido del protocolo familiar.

“Si la familia no identifica necesidades u objetivos comunes, no tiene sentido crear un Family Office”.

Tras identificar los objetivos fundacionales del Family Office, se tendrá que detallar las funciones que el mismo va a desarrollar en relación con cada uno de ellos.

Algunas de las funciones más habituales que un Family Office podría asumir son:

a. Servicios de asesoramiento de naturaleza económica (planificación patrimonial, asesoramiento financiero, legal y fiscal, gestoría…).
b. Servicios enfocados a potenciar la educación/formación de los miembros de la familia.
c. Responsabilidad Social Corporativa/Filantropía.
d. Servicios encaminados a que los miembros de la familia se conozcan mejor e interactúen con mayor frecuencia.
e. Formación de los miembros de la Familia tanto en lo que respecta a su desarrollo personal y profesional como por su condición de actuales o futuros accionistas.
f. Solución de problemas personales.
g. Servicios Club.


“Con el Family Office no se necesita acudir a múltiples asesores: a través de una ventanilla única los miembros de la familia acceden a todos los servicios de valor que se necesitan”.


La estructura del Family Office se adaptará a las funciones definidas en el paso anterior. Su diseño supondrá concretar dos aspectos fundamentales:
1. Ámbito de actuación: Los objetivos y funciones del Family Office definidos anteriormente, determinarán quienes serán los destinatarios de los servicios (2G-3G-4G).
2. Estructura jurídico-organizativa:
a. Análisis desde un punto de vista estratégico de la localización del FO dentro de la estructura societaria y del vehículo a utilizar.
b. Una vez definido todo lo anterior, se deberá especificar el encaje legal del FO. Las alternativas son múltiples, algunas de ellas podrían ser:
• Ente creado al amparo del Protocolo Familiar y controlado por el Consejo de Familia.
• Ente creado por un nuevo Pacto de Accionistas.
• Ente de carácter estatutario y bajo la supervisión del Consejo de Administración.


“La 1G no suele ser la promotora de la creación de un SFO. Normalmente la necesidad surge con el crecimiento de la familia y la empresa”.


Para poner en funcionamiento el Family Office, deberemos concretar los medios materiales y humanos con los que dotaremos a nuestra estructura. Las alternativas son:
1. Estructura Propia o Single Family Office: contratación de un equipo gestor en exclusividad para la familia que gestionará el Patrimonio Familiar como si de una nueva unidad de negocio se tratara.
2. Externalización de la Estructura: contratación de un equipo profesional externo (como por ejemplo un Multi Family Office) que asumirá todas las funciones del Family Office.
3. Solución Mixta: consistiría en crear una pequeña estructura propia que se apoyaría en un Multi Family Office.

 

"Hay familias que optan por empezar con una estructura menos ambiciosa a la espera de confirmar que el modelo funciona”.


Por último, se deberá definir con qué recursos se financia el Family Office y cuáles son las implicaciones fiscales.
Suelen plantearse diferentes alternativas:
1. Pago de una cuota idéntica por cada una de las ramas familiares.
2. Pago de una cuota variable por parte de una cada una de las ramas familiares en función del uso que se haga del mismo.
3. Financiación a cargo de otros recursos del grupo familiar e imputación de una retribución en especie a cada de los beneficiarios efectivos del servicio.
4. Contribución inicial en especie o en metálico de cada una de las ramas familiares e imputación de una retribución en especie a cada uno de los beneficiarios efectivos del servicio.
5. Utilización de personal y medios del Grupo Familiar.


“Es importante establecer un método que se corresponda con el sistema de prestación de servicios a la Familia”.


Diseñar e implementar un Family Office es un proceso sensible cuya correcta ejecución requiere de profesionales con experiencia previa trabajando con familias empresarias y capacidad técnica de solventar los problemas que puedan surgir a lo largo del proceso.


La mayoría de profesionales pueden cubrir una parte del proceso (abogados, consultores, entidades financieras) pero hay muy pocos asesores que puedan cubrir el proceso íntegramente (tanto de diseño como de implementación).
Desde Arcano Family Office asesoramos a la familia en todo el proceso de toma de decisión que supone el diseño e implementación del Family Office.


Al finalizar el Proyecto la Familia tendrá a su disposición su propio Family Office de acuerdo a los objetivos y necesidades definidos junto a Arcano.

Madrid, 19 de abril de 2013

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